LeistungsFixvon UmlageFix
HausverwaltungenWEG-VerwaltungenObjektverwaltungenWohnungsunternehmen
Bald verfügbar · Pilotphase 2026/27

Leistung geprüft.
Leistung ausgeschrieben.

LeistungsFix prüft Rechnungen und Nachträge Ihrer Hausmeister-, Reinigungs- und Gartendienste gegen den Auftrag. Und es schreibt Ihr nächstes Leistungsverzeichnis so, dass jede Leistung später prüfbar ist. Für Haus- und Objektverwaltungen kostenlos.

Für den Pilot vormerkenAusschreibungstext ansehen
0 €für Hausverwaltungen
§ 2 BetrKVumlagefähig getrennt
2 PDFsAuftrag und Rechnung genügen

Beispieldarstellung mit fiktiven Daten

So geht’s

Zwei Werkzeuge für eine Aufgabe: Leistungen, die stimmen

Die meisten Streitfälle bei Nachträgen und Nebenkosten beginnen mit einem unklaren Auftrag. LeistungsFix setzt an beiden Enden an.

Prüfen

Auftrag oder Leistungsverzeichnis und Rechnung als PDF hochladen. LeistungsFix vergleicht jede Position und zeigt Prüfhinweise:

  • Im Auftrag und gesondert berechtigt
  • Gesondert berechnet, laut Auftrag aber schon in der Pauschale enthalten
  • Erbracht, aber nicht im Auftrag – Nachtrag ohne Grundlage
  • Beauftragt, aber nicht oder seltener erbracht als vereinbart (mit UmlageFix-Nachweisen)

Ausschreiben

Aus dem bisherigen Vertrag, den Prüfhinweisen oder einem kurzen Fragebogen je Objekt entsteht ein Entwurf für das neue Leistungsverzeichnis:

  • Pauschal- und Einzelleistungen klar abgegrenzt
  • Umlagefähig und nicht umlagefähig nach § 2 BetrKV getrennt
  • Intervalle, Saison und Winterdienst eindeutig festgelegt
  • Digitale Leistungsnachweise als Vertragspflicht

Hochladen

Auftrag und Rechnung als PDF – auch von Dienstleistern, die nicht mit UmlageFix arbeiten.

Abgleichen

Die KI liest beide Dokumente und ordnet jede Rechnungsposition dem Auftrag zu.

Prüfhinweise

Grün, gelb, rot je Position – mit Fundstelle im Auftrag und Betrag zur Klärung.

Klären und ausschreiben

Rückfrage an den Dienstleister senden oder beim nächsten Vertrag das Leistungsverzeichnis nachschärfen.

LeistungsFix liefert Prüfhinweise, keine rechtliche Bewertung von Verträgen. Ausschreibungstexte sind Entwürfe, die Sie selbst prüfen.

Zusammen mit UmlageFix

Ihr Dienstleister dokumentiert, Sie prüfen – ohne Papier

UmlageFix ist die App für Hausmeister-, Reinigungs- und GaLaBau-Betriebe. Jeder Einsatz wird vor Ort mit Zeit, Fotos und Tätigkeit erfasst – getrennt nach umlagefähig und nicht umlagefähig. LeistungsFix gleicht dann nicht nur die Rechnung, sondern die tatsächlich erbrachten Einsätze gegen den Auftrag ab.

HausverwaltungAusschreibenLeistungsverzeichnis mit NachweispflichtLeistungsFix
DienstleisterAuftrag übernehmenVertrags-PDF per KI in die PlanungUmlageFix
DienstleisterVor Ort erfassenAnkunft, Tätigkeit, Foto, AbfahrtUmlageFix
HausverwaltungNachweise erhaltenBericht je Objekt, Jahresbericht zum 1. Januar*UmlageFix
HausverwaltungPrüfenRechnung und Einsätze gegen den AuftragLeistungsFix

↺ Die Prüfhinweise fließen in die nächste Ausschreibung ein.

Belegeinsicht in Minuten

Widerspricht ein Mieter der Nebenkostenabrechnung, liegen die Nachweise je Objekt bereit – getrennt nach § 2 BetrKV.

Weniger Angriffsfläche

Winterdienst mit Uhrzeit und Foto, Treppenhausreinigung je Termin: prüffeste Nachweise statt Zettel.

Keine neue Software für Sie

Ihre Dienstleister arbeiten mit UmlageFix, Sie erhalten die Berichte per E-Mail und prüfen mit LeistungsFix im Browser.

Für Haus- und Objektverwaltungen

Für Sie kostenlos

LeistungsFix ist für Hausverwaltungen kostenlos. Arbeiten Ihre Dienstleister mit UmlageFix, erhalten Sie die Nachweise zusätzlich 2 Kalenderjahre kostenlos.*

0 € für Hausverwaltungen
Pilot vormerkenUmlageFix ansehen

* Gilt, wenn Ihre Dienstleister mit UmlageFix arbeiten; die Kosten für UmlageFix trägt der Dienstleister. Täglicher Objektbericht und Jahresbericht kommen mit UmlageFix-Version 0.8. LeistungsFix ist in Vorbereitung – Bedingungen der Pilotphase teilen wir Ihnen bei der Vormerkung mit.

Ausschreibungstext

So bringen Sie Ihre Dienstleister zu prüffesten Nachweisen

Übernehmen Sie den folgenden Baustein in Ihre nächste Ausschreibung oder Vertragsverlängerung. Er verlangt digitale Nachweise je Einsatz und nennt UmlageFix als einfachen Weg – ohne andere Systeme auszuschließen.

Baustein 1 – Leistungsnachweis und digitale Dokumentation

§ __ Leistungsnachweis und digitale Dokumentation

  1. Der Auftragnehmer dokumentiert jeden Einsatz digital und objektbezogen mit Datum, Ankunfts- und Abfahrtszeit, den ausgeführten Tätigkeiten sowie Fotos des Ergebnisses (ohne Personen).
  2. Jede Tätigkeit ist als umlagefähig oder nicht umlagefähig im Sinne von § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu kennzeichnen. Gesondert vergütete Leistungen und Nachträge sind getrennt auszuweisen und nur nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber zulässig.
  3. Der Auftraggeber erhält die Nachweise je Objekt fortlaufend digital als PDF, mindestens monatlich, sowie bis zum 15. Januar eine Jahresübersicht je Objekt für das Vorjahr.
  4. Winterdiensteinsätze sind mit Uhrzeit und Witterung zu dokumentieren.
  5. Standortdaten der Mitarbeiter dürfen nur für Ankunft und Abfahrt am Objekt erfasst werden; Bewegungsprofile sind nicht zulässig.
  6. Die Anforderungen nach Nr. 1 bis 5 gelten als erfüllt bei Nutzung von UmlageFix (umlagefix.com) oder eines gleichwertigen Systems. Die Gleichwertigkeit weist der Bieter mit dem Angebot durch einen Musterbericht nach.
  7. Der Aufwand für die Dokumentation ist mit den vereinbarten Preisen abgegolten. Rechnungen ohne zugehörige Nachweise werden erst nach deren Vorlage fällig.
Optional für die Wertung: Angebote, die die Anforderungen nach Nr. 1 bis 5 ab Vertragsbeginn erfüllen, erhalten in der Wertung __ Punkte bzw. werden bei gleichem Preis bevorzugt.
Baustein 2 – Begleittext für das Anschreiben an die Bieter

Sehr geehrte Damen und Herren,

für die Nebenkostenabrechnung unserer Objekte benötigen wir prüffeste Nachweise. Mieter dürfen Belege einsehen, und ohne Nachweis lassen sich Kosten im Streitfall nur schwer umlegen. Deshalb verlangen wir ab dem neuen Vertrag eine digitale Dokumentation jedes Einsatzes, getrennt nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Leistungen.

Wenn Sie bereits mit UmlageFix arbeiten, erfüllen Sie diese Anforderungen ohne Mehraufwand. Wenn nicht, lohnt ein Blick auf umlagefix.com: Die App übernimmt den Auftrag per KI in die Planung, Ihre Mitarbeiter erfassen vor Ort mit dem Handy, und gesondert abzurechnende Leistungen gehen direkt in Ihre Rechnungsvorlage. Ein gleichwertiges eigenes System ist ebenso willkommen.

Für Sie bedeutet das: weniger Rückfragen, schnellere Freigabe Ihrer Rechnungen und ein Nachweis, wenn es einmal Streit gibt – etwa beim Winterdienst.

Mit freundlichen Grüßen

Rechtzeitig ankündigen

Nennen Sie die Nachweispflicht schon in der Ausschreibung, nicht erst im Vertrag. So können Bieter sie einpreisen.

Produktneutral bleiben

Der Zusatz „oder gleichwertig“ ist enthalten. Öffentliche und kommunale Auftraggeber müssen produktneutral ausschreiben.

Bestandsverträge nutzen

Bei Verlängerungen können Sie den Baustein als Ergänzungsvereinbarung anbieten – mit Übergangsfrist von z. B. drei Monaten.

Textvorschlag ohne Gewähr, keine Rechtsberatung. Passen Sie den Baustein an Ihren Vertrag an und lassen Sie ihn bei Bedarf rechtlich prüfen.

FAQ

Häufige Fragen

Ist LeistungsFix wirklich kostenlos?

Ja, für Haus- und Objektverwaltungen. Die Kosten für die Dokumentation trägt der Dienstleister, der UmlageFix nutzt. Die Bedingungen der Pilotphase erhalten Sie bei der Vormerkung.

Ab wann kann ich LeistungsFix nutzen?

LeistungsFix ist in Vorbereitung. Wer sich vormerkt, wird zur Pilotphase eingeladen und kann mit eigenen Aufträgen und Rechnungen testen.

Müssen meine Dienstleister UmlageFix verwenden?

Nein. Die Prüfung von Auftrag und Rechnung funktioniert mit PDFs jedes Dienstleisters. Mit UmlageFix wird sie genauer, weil dann auch die tatsächlich erbrachten Einsätze vorliegen.

Ist das eine rechtliche Prüfung?

Nein. LeistungsFix zeigt Prüfhinweise: was zum Auftrag passt und was Sie klären sollten. Die Entscheidung und die rechtliche Bewertung bleiben bei Ihnen.

Was passiert mit meinen Dokumenten?

Hochgeladene Dokumente werden zur Auswertung an einen KI-Dienst übertragen und nicht dauerhaft gespeichert; gespeichert wird nur das Ergebnis. Einzelheiten stehen vor dem Start in der Datenschutzerklärung und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Darf ich den Ausschreibungstext verwenden?

Ja, frei und kostenlos – auch wenn Sie LeistungsFix nicht nutzen. Er ist ein Vorschlag ohne Gewähr.

Für den Pilot vormerken

Schreiben Sie uns kurz, wie viele Objekte Sie verwalten. Wir melden uns persönlich, sobald die Pilotphase startet.

E-Mail schreibenZu UmlageFix